2015年05月20日

ミスを防いで信頼を得る@『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』

ビジネスパーソンのためのビジネススキルを提供する株式会社ヴィタミンM代表取締役の鈴木真理子氏による「ミスを未然に防ぐちょっとしたコツ」。

魔法のような「ワザ」ではありませんが、着実な方法がたくさん紹介されています。

例えば、いちばん最初のワザは「メールを書く前に作戦を立てる」。考えながら書いたり、いきなり本文を書いたりするのではなく、「メールを書く前に伝えることを全部書き出す」→「文章にする」というステップを踏むことで、伝え忘れを防ぐというもの。

メールを送信した後で、もう一度、忘れた要件についてメールするのは二度手間。時間もかかりますし、相手の時間も奪います。

最初から納得。早速実行しようと思います。

「仕事のワザ」はビジネスシーン全般が対象。事務だけではなく、営業、外回り、時間管理、コミュニケーション、仕事の習慣から日々の心構えまで多岐にわたります。

上司は指示したらその内容もメモすることで、頼んだことを忘れたり、急に方向転換したり、話がコロコロ変わったりして、部下を振りまわしたりすることをがなくなります。それって上司としての信頼に関わりますよね。

仕事の評価は数字や結果だけではなく、ミスがない、スケジュールどおり進む、約束や締切を守るなど、ささいなことの積み重ねでもあります。ミスがなければ、心にも時間にも余裕ができ、気配りができるようになり、さらに仕事の成果が上がり、信頼も得られるでしょう。

これらのちょっとしたワザを身につけたい。


bard_happybird.gif 本書でチェックしたところ
メールのながら作業をやめる 作戦を立てる→文章にする

宛名のミスを防ぐには、単語登録が役立ちます。

捨てられない書類 丸ごと捨てるのが惜しいなら、デジカメで撮影したり、スキャナーで読み込んで、パソコン内にデータとして収納してしまう。

企業別にファイルを作って保管し、訪問するときはそのファイルごと持っていくようにします。

訪問する前は、会話のネタを考え、付せんに書いておく。

名刺交換は(中略)目的は『ビジネスチャンスに活かすこと』。(中略)余白に(中略)初対面の日時、場所、案件、紹介者、話の内容を基本にし、さらに趣味や家族構成など、先方が自分からプライベートの話題もしたなら書き添えておきます。

発表用メモは項目やポイントを箇条書きにしておくだけで充分です。

指示は6W3Hで聞く。いつ(までに)、どこで(どこに)、誰が、誰に、何を、どうして、どのように、いくら、いくつ。

手帳は消せるペンで書く。

時間見積り 「作業の洗い出し」→「標準時間を知る」→「終業時間の80%程度におさえて仕事を入れる」

よく使うサイトは都度検索せずにブックマークする
半年に一度は見直し、いらないものを削除する

郵便物はポストまで手で持っていく

ミスをしたら吹き出しをつくり、赤ペンで失敗した日時とミスした内容、反省や今後の誓いを書いてください

限られた時間内でミスをせず、成果を出すには、「優先順を間違えないこと」と「集中すること」が大切


bard_happybird.gif 目次
はじめに
第1章 メール・ビジネス文書編
第2章 整理・整頓編
第3章 メモ・ノート編
第4章 コミュニケーション・報連相編
第5章 スケジュール・時間管理編
第6章 仕事の習慣編
第7章 日々の心構え編






posted by かつき at 08:52| Comment(0) | TrackBack(0) | デキる女の仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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